Es gehört zu den Pflichten von Herstellern von Produkten, deren Sicherheit zu prüfen und zu dokumentieren. Gleiches gilt für Betreiber von Industrieanlagen. Erfolgt die Prüfdatenakquise, -auswertung und-archivierung der ZfP digital, sollten Hersteller und Betreiber besonderen Wert auf die Revisionssicherheit der Prüfdaten legen, um im Falle von Produkthaftungsfragen auf der sicheren Seite zu sein.

Aber welche Anforderungen müssen erfüllt sein für die revisionssichere Datenhaltung?  Der Verband der Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat zu diesem Thema die wichtigsten Merkmale zusammengefasst:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf verloren gehen
  3. Jedes Dokument ist zum frühstmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Nutzern eingesehen werden
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, also gelöscht werden
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  9. Das gesamte Archivierungsverfahren kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein1

Mit der richtigen Software zur automatisierten Routine

Was auf den ersten Blick recht komplex wirkt, lässt sich in der Praxis mittels intelligenter IT-Systeme benutzerfreundlich und sicher lösen. Denn Datenmanagementsysteme für die ZfP wie JiveX NDT sind dafür konzipiert, Rahmenbedingungen wie die Revisionssicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig den Prozess rund um die digitalisierte Werkstoffprüfung zu vereinfachen. Ein sogenanntes Rechtemanagement sorgt beispielsweise dafür, dass nur berechtige Nutzer auf die Daten zugreifen können und durch das Vergeben von Zeitstempeln kann der Löschungsprozess automatisiert und sicherer gestaltet werden.

Ein besonderer Vorteil von JiveX NDT ist die Tatsache, dass das System auf dem weltweit anerkannten DICONDE Standard basiert. Die Verwendung von Standards ist immer dann hilfreich, wenn Daten mit anderen Institutionen ausgetauscht oder zum Beispiel migriert werden sollen. In diesen Fällen sorgt das Standardformat dafür, dass die Daten auch von dem Fremd- oder Neusystem eingelesen und verarbeitet werden können. Diese Herstellerneutralität sorgt für zusätzliche Flexibilität und legt die Grundlage für künftige Entwicklungen – beispielsweise mit Blick auf die Anforderungen der sogenannten Industrie 4.0, der nächsten „digitalen Revolution“.
 

1 Quelle: Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung

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